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Digitale archivering van facturen in België

En Belgique, l'archivage digital des factures est soumis à des règles strictes définies par le SPF Finances. Comprendre ces obligations est crucial pour garantir votre conformité fiscale. Ce guide vous explique les exigences légales et les meilleures pratiques pour une gestion optimale.

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Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format d'origine (XML, PDF, etc.) pendant au moins 7 ans. L'intégrité et l'authenticité des documents doivent être garanties via des technologies comme les signatures électroniques ou les systèmes de piste d’audit fiable. L'archivage doit être effectué dans un environnement sécurisé, que ce soit sur des serveurs locaux ou via des solutions cloud conformes à la réglementation belge. Attention : les données doivent rester accessibles en cas de contrôle fiscal, même en cas de migration de systèmes ou de changement de prestataire.

Questions frequentes

Quels sont les formats autorisés pour l'archivage digital?
Les formats natifs des factures, comme XML, PDF ou formats structurés (ex. Peppol BIS), sont autorisés. Ces formats doivent garantir l’intégrité et l’authenticité des données.
Combien de temps faut-il conserver les factures numériquement?
Le délai légal est de 7 ans en Belgique. Cependant, certaines situations, comme des déductions liées aux biens immobiliers, peuvent exiger une conservation prolongée (jusqu’à 15 ans).
Quelles sont les exigences en matière de sécurité pour l'archivage?
Les données doivent être protégées contre les pertes, les accès non autorisés et les modifications. Cela inclut des sauvegardes régulières, des systèmes de chiffrement et des contrôles d’accès stricts.
Est-il obligatoire d’utiliser Peppol pour l’archivage électronique?
Non, Peppol est une norme d’échange pour les factures électroniques, pas une solution d’archivage. Cependant, les factures reçues ou envoyées via Peppol doivent être archivées conformément aux règles en vigueur.
Que faire en cas de migration d’un système d’archivage?
Lors d’une migration, il est essentiel de garantir l’intégrité des données transférées. Un audit post-migration est recommandé pour s’assurer que toutes les factures restent accessibles et non altérées.

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