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Archivage des factures : obligations en Belgique
L'archivage des factures est une obligation légale en Belgique, encadrée par des règles strictes. Une mauvaise gestion peut entraîner des sanctions en cas de contrôle fiscal. Comprendre ces obligations vous permet d'anticiper les exigences des autorités.
En Belgique, les entreprises doivent conserver leurs factures pendant au moins 7 ans à partir de la fin de l'exercice fiscal concerné, conformément au Code de la TVA. L'archivage peut être effectué sous forme papier ou électronique, mais les factures électroniques doivent respecter les normes de lisibilité, d'intégrité et d'authenticité. En cas d'archivage numérique, il est crucial que le système utilisé soit conforme aux exigences du SPF Finances, notamment en matière d'accès rapide en cas de contrôle.
Veelgestelde vragen
Quels types de factures doivent être archivés?
Toutes les factures émises et reçues doivent être archivées, qu'elles soient sous format papier ou électronique. Cela inclut les factures d'achat, de vente et même les notes de crédit.
Puis-je conserver uniquement des copies numériques des factures?
Oui, mais les copies numériques doivent répondre aux critères de lisibilité, d'intégrité et d'authenticité. En pratique, cela signifie utiliser un système conforme aux directives du SPF Finances.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité?
En cas de non-respect des obligations d'archivage, vous risquez des amendes administratives ou des ajustements fiscaux en cas de contrôle. Les sanctions peuvent varier selon la gravité de l'infraction.
Comment prouver l'authenticité d'une facture électronique?
L'authenticité peut être garantie via des méthodes telles que la signature électronique avancée, l'utilisation d'un système EDI sécurisé ou tout autre contrôle fiable permettant de démontrer la traçabilité.
L'archivage électronique est-il obligatoire pour les factures Peppol?
Non, l'archivage électronique n'est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé pour les factures envoyées via Peppol, car le réseau est conçu pour faciliter la conformité et l'interopérabilité.
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